5 правил работы с почтой: как сортировать письма и ничего не пропускать

Я обожаю обкатанные схемы — рассказы о том, как люди создали систему, организовав пространство и вещи вокруг себя, адаптировали сервисы и приложения под свои нужды и выжали из них максимум. Чем проще инструмент, тем проще сделать его по-настоящему своим — и тем интереснее читать о том, как это получается у остальных.

1310668692_x_28b6f2ba.jpg

Одна из таких базовых систем — электронная почта. Мы все работаем с ней по-разному: у кого-то во «Входящих» тысячи сообщений, а у меня начинается нервный тик, если я вижу в этой папке больше пяти мейлов; кто-то отводит для обработки почты отдельный час утром и вечером, другие проверяют ежеминутно, чтобы ничего не пропустить.

У меня есть несколько работающих женских правил — если вы делаете покупки в интернет-магазинах, сидите в социальных сетях, используете хотя бы пару приложений для заметок и блогов и переписываетесь не только с тремя подругами, эти правила могут стать вашими.

Всё, что я пишу ниже, актуально для Gmail.com (я пользуюсь только им ровно шесть лет) — но у всех нормальных крупных сервисов есть аналогичные функции.

1. Я никогда не удаляю письма. За шесть лет мой ящик заполнился только на 71% — со всеми фотографиями высокого разрешения, видео, архивами целых журналов, документами и вложенными файлами, плюс историей всех чатов в Gtalk. В день я получаю под сотню писем — и после того, как они перестают быть мне нужны, вместо кнопки Delete я нажимаю Archive. Письмо отправляется в папку All Mail, и я в любой момент могу поднять историю любой переписки по ключевым словам, тегам, вложениям, имени адресата и датам — поиск в Gmail, разумеется, так же хорош и удобен, как поиск в Google.

Такой подход называется «методом упорядоченного хаоса» и рекомендуется всеми книжками по организации дел и времени. Главное, что нужно не забыть сделать перед архивацией — добавить пару важных тегов (labels). Мои примеры: «Платежи и документы», «Шоппинг», названия проектов, «Ремонт», имена работодателей.

2. Я не пользуюсь папками. Строго говоря, ни один из пользователей Gmail‘а ими не пользуется — только тегами. Это принципиально другой, расслабленный способ хранения информации: одно письмо может одновременно помечено десятком тегов, при этом лежать в All Mail и не маячить перед глазами, призывая к действию. Вам не нужно вручную сортировать и перемещать письма между папками, пытаясь решить, где им нужно навсегда сохраниться. Если что, вы всегда всё найдёте.

3. Я подписываюсь на рассылки интернет-магазинов. Да, я всегда ставлю ту самую галочку «Я согласна получать специальные предложения» — иногда даже до того, как сделаю первую покупку. Все хорошие продавцы присылают в рамках своих программ лояльности купоны, именные скидки, специальные предложения, уведомления о клиентских сейлах за три дня до начала официальных распродаж — почему бы ими при случае не воспользоваться?

Главное, чтобы все эти рассылки не попадали в Inbox. Для этого нужно просто создать несколько фильтров (без паники, это три клика): тогда все письма будут складывать в отдельное место, автоматически получать нужные теги и спокойно ждать своего часа, никуда не теряясь по дороге.

4. Я создаю мелкие фильтры. Получив первую рассылку от магазина, создайте для неё фильтр немедленно. Какой? Вот пример:

20110803-r665d5ug8bmdbm6pxkm7hmw1yr.jpg

Мне пришло письмо от Victoria’s Secret, я нажала на кнопку More -> Filter messages like this, система отсортировала все письма от магазина, и я создала правило: всегда пропускать папку Inbox (любые рассылки во «Входящих» — это бардак и рассеивание внимания), присваивать тег «Шоппинг» и никогда не отправлять письма с этого адреса в папку «Спам».

Когда я соберусь что-нибудь купить, я наберу в поиске название или адрес магазина и увижу письма со всеми специальными предложениями на одном экране. Можно спокойно собрать купоны на бесплатную доставку и именную скидку и идти в магазин. Ну и всегда можно открыть тег «Шоппинг» и посмотреть все предложения подряд — когда есть настроение, время и гонорар на карточке.

20110803-m3sy82xxcfdbhk7u25pcdbune7.jpg

5. Мне достаточно одного адреса. Допустим, ваш e-mail — annabelle@gmail.com (просто пример).

Все письма, отправленные на адреса anna.belle@gmail.com, a.nnabelle@gmail.com и проч. — поставьте точку в любое место адреса; нет, поставьте любое количество точек! — и даже письма для a.n.n.a.b.e.l.l.e@gmail.com придут именно вам.

Как это может пригодиться? Например, для создания фильтров заранее:

  • оставляйте в интернет-магазинах только адрес a.nnabelle@gmail.com и создайте фильтр: «Все письма, отправленные на этот адрес, помечать тегом «Интернет-магазины», не отправлять в Inbox и папку Spam и отмечать как прочитанные».
  • оставляйте поклонникам адрес anna.belle@gmail.com и присваивайте им по умолчанию звёздочку во входящих :)

20110803-n1f5n13jtnf8jb3ckahrnc2cxy.jpg

Если точки закончились, есть ещё плюсы. Буквально: annabelle+LuboeSlovo@gmail.com придёт тоже вам — создавайте метку Luboe Slovo смело. Это же знание может пригодиться тем, кто хочет зарегистрировать второй аккаунт в сервисе, который уже один раз запомнил ваш e-mail и не даёт заводить второго пользователя — например, в Twitter‘е.

У меня есть ещё несколько правил обработки почты — обязательно опубликую, когда мы все освоимся с этими. Пишите, если что.

  • http://twitter.com/1_ira Ira

    как не получится? у меня такая почта на gmail

    • http://twitter.com/lembrg Alexander Lemberg

      Если вы зарегистрировали почту вида ira.ira@gmail.com, то на самом деле вы зарегистрировали адрес iraira@gmail.com. Сервер Gmail просто игнорирует точки в адресе.

  • http://twitter.com/1_ira Ira

    по-моему опасно так делать, почту любую взломать не сложно, а такие вещи как логины и пароли хранить в почтовом ящике не рекомендуется

  • indapublic

    я бы посоветовал использовать для этого менеджеры паролей. Например, Lastpass. Логины/пароли/ключевые слова – все можно хранить в контейнере, защищенном одним вашим главным паролем (который как раз забывать нельзя)

    • http://geekchick.ru Анна Заболотная

      Ольга, если что, не обращайте внимание. Я дала ссылку на этот блог в комментах к «Цукерберг позвонит», сейчас здесь некоторый наплыв мужчин, которые хотят помочь девушкам в беде (даром что больше года назад и не в беде). ;)

      • indapublic

        Если бы я видел эту тему раньше, я бы с удовольствием ее прочел и откомментировал).
        А так – мы всегда готовы помочь всем, кто в беде! )