Things 3: два месяца совместной жизни

Ну что, приехали, я — из тех людей, кто может заплатить 60 долларов за приложение. C наслаждением.

Things 3 полностью переделали дизайн, так что если вы когда-то пробовали Things 2, забудьте о своём опыте и просто дайте этому новому приложению шанс (на сайте Cultured Code есть trial-версия на 2 недели). Дизайн меняет всё. И ещё — очень видно, что за пять лет работы создатели поговорили с пользователям, которым правда это всё нужно, чтобы как-то наладить жизнь, а не «купить молоко» или «написать два поста в блог о продуктивности на этой неделе».

Приложение для iPad (1490 р.) ставить необязательно, а для iPhone (749 р.) — очень советую, многие вещи в нём делать быстрее, чем за компьютером.

Интеграция с календарём

Все мои календари (штук двадцать) живут в iCloud и Google, и два из них, главных — для личной и рабочей жизни, интегрированы с Things 3 и показываются перед списоком задач на день. Сегодня пятница, так что встреч не много.

Работа с Siri

Все новые задачи в Things 3 у меня по умолчанию сваливаются в папку Inbox, которую я раз-два в день разбираю и назначаю им даты. Siri на моём домашнем компьютере и мобильном переносит все новые заметки из Reminders в этот самый Inbox, и они висят в начале списка до тех пор, пока я не добавлю их в общую свалку. Инструкция по настройке есть на сайте разработчика.

Siri у меня на русском, потому что а) акцент и б) я в основном вспоминаю на бегу о личных, а не рабочих делах. Так получилось, что задачи на русском языке у меня в основном личные, а задачи на английском — рабочие (сейчас я живу и работаю в Сиднее и общаюсь с коллегами на английском).

Ну и писать «Напомни Энтони Тринидаду, чтобы он загрузил последний Омничур аналитикс в Вики» у меня рука не поднимется.

Ещё одна причина разделения языковых контекстов — некоторая невидимость: я могу оставить список дел на экране на весь день, или напомнить Сири «купить тампоны пять капелек» в очереди за кофе, и никто из случайно проходящих мимо людей не узнает, что именно у меня запланировано на выходных. Ну или ему станет стыдно, и он сделает вид, что это не его дело и вообще он не русский.

Да, надиктованные мной в шепелявой спешке задачи Siri выглядят всё равно не всегда идеально, но я помню, что я имела в виду, когда разбираю текучку, и удалить случайно сработавшие и сорвавшиеся записи — пара кликов.

Заголовки и подзаголовки

К сожалению, не могу показать детали, но суть ясна — постоянную разнонаправленную дятельность можно поделить на категории подзаголовками. Я этим активно пользуюсь — и это разделение потом очень помогает понимать контекст, когда разные задачи всплывают в папке Today.

Для меня такая организация работает лучше, чем разделение похожих задач на отдельные проекты или «контексты» в классическом их понимании по GTD.

Отдельно удобно прописывать полезные ссылки и просто описания сразу под заголовком проекта (см. Homepage и ссылку на сервер, которым моя команда пользуется каждый день с тринадцатого века).

Ссылки на локальные файлы и email'ы

Вот как выглядят мои основные задачи и то, как я делаю их чуть проще:

Несколько дней или недель ковырять один и тот же файл, докладывая в него разные куски аналитики и ссылок.

В конце дня я cоздаю задачу со ссылкой на последнюю версию файла (нужно выделить файл и нажать Control + Option + Space). Клик на такой ссылке — file:/// — открывает файл у вас на компьютере, так что не нужно создавать ярлыки (терпеть их не могу) или каждое утро нудно кликать на папках вида Documents > Projects > 2017 > UX > August > Research > Reports > Draft > Presentation_v.17

Отправить детальное письмо с информацией из 10 файлов и 20 сервисов

Собирая всё нужное для такого письма, я добавляю к задаче локальные ссылки на заметки в Evernote (пример такой ссылки — выше).

Чтобы скопировать локальную ссылку на заметку, кликните по ней правой кнопкой мышки (или Control + Click), зажмите Option и выберите пункт меню Copy Classic Note Link. Ссылки вида evernote:/// открывают заметку прямо в вашем локальном приложении Evernote, а не идут на публичную с ней страницу.

Деятельная online- и offline-бытовуха с привязанными к ней временными рамками: отписаться от сервиса, забронировать, перевести платёж, проверить статус платежа или заказа;

ИЛИ убедиться, что что-то приехало, уехало, дошло, было прочитано, передано другому человеку на исполнение. В общем, пнуть кого-то, у кого нет Things 3, и кто не боится тебя достаточно, чтобы самому обклеить монитор стикерами.

К таким задачам я обычно привязываю письма — вместо того чтобы использовать сервис Boomerang, который в задумке классный, но в UI довольно убогий.

Если мне нужно напомнить человеку о том, что он мне что-то обещал, я просто обновляю переписку свежим вежливым письмом. Если мне нужно отследить доставку, а посылка ещё не пришла, я сразу открываю уведомление об отправке с tracking-number и контактами службы поддержки.

Я пользуюсь web-версией Gmail и для рабочей, и для домашней почты. Если мне нужно вернуться к письму или переписке,
я просто нажимаю Control + Option + Space на экране нужного мне письма в Gmail, и Things 3 создаёт новую задачу с прямой ссылкой на нужное мне письмо в браузере.

Чтобы это сработало — как и вложение файлов — вам нужно включить Quick Entry по этой инструкции на сайте разработчика. Если что-то не получается в Gmail, проверьте, настроен ли у вас вид почтового ящика так, чтобы каждое новое письмо отражалось по новому URL.

Поиск с любого экрана приложения, просто набором

В любом месте приложения просто начинайте набирать слово, которое вас интересует — имя, например, или глагол — и задачи тут же вывалятся на экран. Это настолько удобно, что я перестала использовать теги и другие фильтры-настройки.

Разделение на «день» и «вечер»

Просто золотая штука.

Очевидно, что днём все занимаются в основном работой или её имитацией. Но вот я, например, выхожу с работы в 17:30 — и на следующие 4 часа у меня бывает запланировано немало дел, которые я не хочу сортировать руками, перетаскивая к концу рабочего списка, чтобы они не мелькали перед глазами.

(Знаю, что вы волнуетесь. Да, рабочий день начинается в 8:30.)

Вечерние задачи назначаются одним short-cut'ом — Command + E и показываются вот так:

В папку Someday, кстати, у меня десятки задач отправляются умирать, если плохо себя ведут. Видите, даже на её иконке нарисован маленький картонный гробик.

Умные даты

Если у меня стоит trial какой-то подписки на 14 дней, я не ищу дату, когда мне нужно отписаться, чтобы с меня не сняли деньги, а быстро вбиваю «in 13 days» в задачу. (Это происходит гораздо чаще, чем у нормальных людей, потому что я всё время тестирую какое-то безумное количество новых штук, и отписаться вовремя — особый спорт).

Так же работают формулы next Saturday, in 4 months и так далее. Если к ним добавить время, вам придёт напоминалка.

По умолчанию напоминалок нет, и это божественно.

Несколько списков, несколько окон

Вот вам красивый и нереалистичный скриншот разработчика без замазанных корпоративных NDA-задач:

Задачи, которые я не добавляю в Things 3:

• бытовые заботы — стирка, приём витаминов, смена постельного белья, маски для лица и пр. Вносить их в списки — только создавать искусственный ажиотаж вокруг и так довольно активных дней;
• хобби и вещи для удовольствия — сходить в кино на определённый фильм, порисовать, постоять в планке;
• статьи и книги, которые мне нужно прочитать. Нужно будет — прочитаю без напоминаний. По опыту знаю, как сотни бессмысленных статей от коллег и из рассылок убивают любое приложение для ведение задач за считанные недели;
• события, не связанные с какими-либо действиями напрямую. Они отправляются в календарь. То есть, условно, «День рождения мамы» — это календарное событие. «Заказать маме цветы с доставкой» — это задача, которая появляется в папке Today в ближайшую к Дню рождения мамы субботу;
• повторящиеся задачи — знаю, как они бесят, если с ними пережать. Пока в повторяющихся задачах у меня стоит только пара пожертвований, которые не дошли руки настроить автоматически в Яндекс.Деньгах;
• задачи, которые просто нет смысла добавлять, и мы с ним хорошо это знаем. У меня совершенно нет проблем с тем, чтобы помнить, что мне хорошо бы ходить на силовые тренировки 4 раза в неделю или пришить пуговицы к подушке, которую я сшила год назад.

Функции Things 3, которыми я не пользуюсь

• Привязка задач к геолокациям — все мои магазины, аптеки, офис и дом находятся в радиусе 1 км друг от друга, так что мне такая узкая спецификация просто не нужна;
• «Контексты». На скриншотах у меня есть «Гикчик» и Shopping, но я ими не пользуюсь по назначению, и они меня, честно говоря, совсем не устраивают, так что я переберу их скоро в нормальные папки и списки, а контексты отключу. Я читала книжку про GTD, и мне эта система совсем не близка;
• Вложенные микро-списки. Я знаю, что есть люди, которым нужны деревья из списков на списках, организованные по спискам, но у меня от такого глаз дёргается. Опять же, вычёркивать маленькие микро-делишки не так приятно, как нормальный to-do;
• Sharing, печать, экспорт, делегация. Я даже не знаю, есть ли они там. У меня нет подчинённых, коллеги у меня распиздяи и пусть сами разбираются, а Юра кого хочет организует с блокнотом за два рубля и сломанным карандашом. Если захочет.